會議室預約系統

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預約一間會議室,本應只需數秒,而不是一連串電郵往來。ESI-TIK 會議室預約系統讓企業以更聰明的方式管理各辦公室、各樓層的會議室預約:即時顯示可用狀態、由 AI 協助編排時間,會議開始一刻,會議室亦已自動準備就緒。這正是智能會議室的核心,由香港團隊全程研發及支援,屬 現代辦公空間及設施管理 平台的一部分。

會議室管理,而不只是預約紀錄

一套會議室管理系統,應該為管理員減省工作,而不是製造額外工序。ESI-TIK 內置設施團隊真正需要的管理功能:

  • 審批制預約,保障使用需求高的會議室
  • 授權代理預約,方便秘書代高層安排會議
  • 互動平面圖預約,配備進階搜尋及篩選
  • 多地點管理,一次過覆蓋不同辦公室、樓層及大廈
  • 批量預約及預約紀錄匯入,處理長期定期會議
  • 整合服務申請,餐飲或 IT 支援可於同一流程一併安排

系統亦會自動取消無人出席的預約,把閒置的會議室即時釋放回時間表,收回不少企業一直未察覺已經流失的空間資源。

由預約延伸至智能會議室

這正是 ESI-TIK 與其他系統的分別。由於預約系統與我們的 AV over IP 控制系統直接連接,一個預約不再只是佔用日曆一格時間。會議室會識別預約者身分,再透過 AI 個人化用戶檔案 自動還原該主持人慣用的設定:燈光、顯示屏、電動窗簾、溫度及音響。同事入房後按一鍵,會議即可開始。想看預約、會議室自動化與集中管理如何互相配合,可觀看 ESI-TIK AI 會議室預約、會議室自動化及集中管理示範(粵語).

由預約延伸至智能會議室

這正是 ESI-TIK 與其他系統的分別。由於預約系統與我們的 AV over IP 控制系統直接連接,一個預約不再只是佔用日曆一格時間。會議室會識別預約者身分,再透過 AI 個人化用戶檔案 自動還原該主持人慣用的設定:燈光、顯示屏、電動窗簾、溫度及音響。同事入房後按一鍵,會議即可開始。想看預約、會議室自動化與集中管理如何互相配合,可觀看 ESI-TIK AI 會議室預約、會議室自動化及集中管理示範(粵語).

ESI-TIK 與一般會議室預約系統的分別

一般會議室預約系統 ESI-Tik 智能預約平台
只提供會議室預約 會議室、辦公桌、訪客、設施及職場管理一體化
需要人手搜尋會議室 AI 預約助手,可透過 WhatsApp 以自然語句完成預約
只支援日曆整合 整合 Teams、Outlook、Zoom、Webex、Google Meet 及 Exchange,並即時同步
只有簡單預約功能 審批流程、授權代理預約、批量預約、使用政策
常規循環預訂:可一次建立多場會議,但各場次的星期、時間及地點均固定。 ESI-TIK 自訂系列預訂:可一次建立多場會議,並為每場獨立設定星期、時間及地點;亦支援批量預訂及預訂資料匯入。
沒有辦公室自動化 一鍵啟動會議,自動控制燈光、顯示屏、窗簾、冷氣及影音設備
沒有個人化設定 AI 個人化會議室檔案及使用偏好
報表功能有限 使用率分析、空間效益報告、預約趨勢、ESG 及能源管理洞察
沒有訪客管理 QR code 訪客登記、訪客證列印及自動簽到
沒有 IoT 整合 企業級 IoT 監測及裝置管理

一套會議室預約系統,配合團隊各種工作習慣

同事預約會議室的習慣各有不同,ESI-TIK 直接融入大家日常已在使用的工具:

網頁及手機

安全登入,一按即可查看即時狀態並完成會議室預約

直接在 Microsoft Teams、Outlook、Exchange、Zoom、Google Meet 或 Webex 內預約,會議室資料即時同步

AI 預約助手能理解任何語言的自然語句,自動配對合適的會議室,並一次過完成會議室預約及 Teams 會議安排

透過會議室預約屏幕在門口即時查看及預約

讓職場持續改善的數據分析

每一次預約都會化成可以落實行動的數據。自訂儀表板可按會議室、樓層或大廈顯示使用率、預約趨勢、簽到比率及提早釋放比率。使用率及空間優化報告可找出應該重新規劃用途的會議室;ESG 碳排放報告則把會議室使用情況與企業的可持續發展目標連繫起來。

想親身體驗整套系統的運作? 聯絡我們的團隊 ,安排到觀塘 ESI 體驗中心參觀示範。

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ESI-TIK 與一般會議室預約系統的分別

一般會議室預約系統 ESI-Tik 智能預約平台
只提供會議室預約 會議室、辦公桌、訪客、設施及職場管理一體化
需要人手搜尋會議室 AI 預約助手,可透過 WhatsApp 以自然語句完成預約
只支援日曆整合 整合 Teams、Outlook、Zoom、Webex 及 Exchange,並即時同步
只有簡單預約功能 審批流程、授權代理預約、批量預約、使用政策
沒有辦公室自動化 一鍵啟動會議,自動控制燈光、顯示屏、窗簾、冷氣及影音設備
沒有個人化設定 AI 個人化會議室檔案及使用偏好
報表功能有限 使用率分析、空間效益報告、預約趨勢、ESG 及能源管理洞察
沒有訪客管理 QR code 訪客登記、訪客證列印及自動簽到
沒有 IoT 整合 企業級 IoT 監測及裝置管理

讓職場持續改善的數據分析

每一次預約都會化成可以落實行動的數據。自訂儀表板可按會議室、樓層或大廈顯示使用率、預約趨勢、簽到比率及提早釋放比率。使用率及空間優化報告可找出應該重新規劃用途的會議室;ESG 碳排放報告則把會議室使用情況與企業的可持續發展目標連繫起來。

想親身體驗整套系統的運作? 聯絡我們的團隊 ,安排到觀塘 ESI 體驗中心參觀示範。

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會議室預約系統常見問題

這是一個讓同事即時查看會議室狀態並完成預約的平台,同時為管理員提供審批、平面圖及使用報表等工具,令會議室資源運用更有效率。

可以。ESI-TIK AI 預約助手接受任何語言的自然語句指令,會建議合適的會議室,並連同日曆邀請一併確認預約。

支援。ESI-TIK 與 Microsoft Teams、Outlook、Exchange、Zoom、Google Meet 及 Webex 同步,在日曆內完成的預約會即時反映在門外預約屏幕及管理儀表板上。

人流感應器會核實實際出席情況,配合無人出席自動取消功能,把已預約但無人使用的會議室釋放回即時時間表。

可以。多地點管理讓團隊在單一平台上預約及管理不同辦公室、樓層及大廈的會議室,並按地點分別提供報表。

管理層關注的六大效益

同事只需以語音或文字(包括 WhatsApp)提出需求,AI 便會按容納人數、影音設備要求及使用偏好,自動推薦合適的會議室。

當 Teams 或 Zoom 會議開始,ESI-TIK 可自動設定燈光、窗簾、冷氣、顯示屏及音響系統,真正做到「入房即開會」。

ESI-TIK 會記住個別用戶的使用偏好,當該用戶主持會議時,自動還原其慣用的會議室設定。

與一般預約工具不同,ESI-TIK 同時支援共享辦公桌(Hot Desking)、多地點預約、訪客管理、服務申請(餐飲、設備佈置等),以及室內導向及路線指示。

平台內置授權代理預約、審批制預約、角色權限管理、無人出席自動取消,以及使用政策與配額設定。

ESI-TIK 的功能不止於編排時間,更延伸至職場數據智能,包括使用率分析、空間效益報告、環境監測、能源自動化,以及碳排放與 ESG 報告。

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