訪客管理系統｜訪客登記、自助簽到系統

第一印象，往往在前台那一刻就已決定。可惜不少辦公室至今仍以紙本登記簿迎接來賓，換來的客戶要排隊等候。現代訪客管理系統正正取代這份摩擦，讓每位訪客都能快速、安全、全程數碼化地完成到訪。ESI-TIK 由預先登記、QR code 入場，到訪客證列印、主人家提示與合規報告，一手包辦整個到訪流程 — 全部整合於同一個智能工作間及設施管理平台，並在香港研發及支援。每次到訪都會自動記錄、追蹤與匯報，前台運作因此順暢，保安團隊亦隨時清楚大樓內有誰在場。

一套涵蓋整個到訪流程的訪客管理系統

替一位來賓辦理登記，不應該還要動用一名職員、一支筆，再加五分鐘等候。ESI-TIK 把到訪的每一步數碼化，令來賓快捷、前台省力：

預先登記：到訪前經電郵或 WhatsApp 送出 QR code，來賓一到即掃即入
自動簽到、簽退：即時擷取訪客資料，並追蹤進出時間
訪客證自動列印：只載保安所需的關鍵資料，格式劃一
主人家實時提示：來賓一踏進大樓，受訪同事即收到通知
QR 導航：輕輕一掃，便將訪客直接引導至正確的會議區
合規與報告：完整的數碼訪客紀錄，令工作輕鬆完成,合乎ISO規定

每一次到訪都由一行手寫記錄，變成一筆結構化數據，資料不會遺漏，來賓亦不必再等。

由預約延伸至智能會議室

這正是 ESI-TIK 與其他系統的分別。由於預約系統與我們的 AV over IP 控制系統直接連接，一個預約不再只是佔用日曆一格時間。會議室會識別預約者身分，再透過 AI 人物誌自動還原該主持人慣用的設定：燈光、顯示屏、電動窗簾、溫度及音響。同事入房後按一鍵，會議即可開始。想看預約、會議室自動化與集中管理如何互相配合，可觀看 ESI-TIK AI 會議室預約、會議室自動化及集中管理示範（粵語）.

由一個 QR 邀請，到一間已準備就緒的房間

這正是 ESI-TIK 與一般獨立簽到程式的分野所在。訪客管理只是我們智能工作間與設施管理平台其中一個模組 — 同一套系統，既替來賓辦理簽到，也負責預約會議室、預備場地與監察大樓。當訪客為一場已安排的會議而來，該筆預約可同時觸發 AV over IP 房間控制系統，在來賓推門而入之前，把房間佈置妥當。

在背後，到訪事件、訪客證活動與前台狀態，全部匯入 IoT 中央監控管理，讓設施及保安團隊以單一實時畫面掌握每個據點。系統全面整合 Microsoft Teams、Outlook、Zoom、Google Meet、Webex會議室預約系統及智能辦公室平台，不僅提升企業形象，更加強保安管理及合規能力。 ESI-TIK 訪客管理系統讓每一次到訪都成為智慧辦公體驗的一部分。想看清楚「登記 — 房間就緒 — 中央管理」如何環環相扣？可先觀看 ESI-TIK 智能工作間平台示範。.

ESI-TIK 訪客管理系統 vs 紙本登記簿

大多數辦公室，不是沿用一本紙簿，就是在平板上加裝一個簡單的簽到程式。ESI-TIK 卻把訪客管理視為完整智能辦公室的一環。

紙本登記簿 / 基本平板簽到	ESI-TIK 訪客管理系統
到訪時在前台手寫登記	到訪前經電郵或 WhatsApp 收到 QR code 預先登記
來賓等候職員接待	數秒內完成自動簽到、簽退
手寫名牌	自動列印訪客證，只載保安所需資料
前台致電通知受訪同事	來賓一到，主人家即時收到提示
來賓自行摸索找房間	掃描 QR code 即獲導航，直達會議區
紀錄鎖在抽屜的紙本	數碼訪客報告，隨時供審核與合規查閱
與會議室、設施各自為政	連接會議室預約系統、預約面板與整個工作間平台
沒有中央監督	透過中央監控，實時掌握各據點訪客狀況

保安、合規與報告，免卻繁複行政

訪客管理系統，同時也是一套保安與管治工具。由於每位來賓都經過登記並附有時間戳記，你的團隊便能準確、即時地掌握誰在何時身處現場。這份紀錄，會替你完成合規的工作：

完整的數碼訪客日誌，取代紙本存底與人手輸入
進出追蹤，為每位來賓提供清晰的審核歷程
訪客證只承載保安所需資料，每位來賓格式一致
報告可即時匯出，供內部覆核、審核與大樓合規之用

由於同一平台亦會擷取房間與設施使用數據，訪客資料更可延伸至更廣的 ISO 審核、ESG 與能源報告，把大樓的使用情況，連結到你的可持續發展目標。

為多據點企業而設

管理單一前台的訪客並不難；真正見真章的，是跨越整間公司的規模。ESI-TIK 讓管理員從單一平台統管每個辦公室、樓層與大樓，套用一致的登記與保安政策，同時各據點仍保留自己的前台流程。中央監控實時顯示每個地點的到訪狀況，令總部隨時掌握全局。

準備好革新你的前台？可觀看 ESI-TIK 預約、自動化與中央管理的完整導覽（粵語）或親臨 ESI 位於觀塘的 ESI Experience Centre 預約示範，親身體驗。

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訪客數據分析平台

透過 Dashboard 即時掌握：

每日訪客數量
高峰到訪時段
部門訪客統計
承包商出入分析
場地使用率

讓企業利用數據優化辦公室管理及保安策略

商業效益

✅ 提升企業專業形象
✅ 提高訪客接待效率
✅ 強化企業保安管理
✅ 消除紙本訪客登記
✅ 降低前台行政成本
✅ 縮短訪客等候時間
✅ 支援 ISO 27001 及合規要求
✅ 與 Microsoft Teams 無縫整合
✅ 提供完整訪客數據分析
✅ 建立智慧辦公室生態系統

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ESI-TIK 與一般會議室預約系統的分別

一般會議室預約系統	ESI-TIK 智能工作間平台
只提供會議室預約	會議室、辦公桌、訪客、設施及職場管理一體化
需要人手搜尋會議室	AI 預約助手，可透過 WhatsApp 以自然語句完成預約
只支援日曆整合	整合 Teams、Outlook、Zoom、Webex 及 Exchange，並即時同步
只有簡單預約功能	審批流程、授權代理預約、批量預約、使用政策
沒有辦公室自動化	一鍵啟動會議，自動控制燈光、顯示屏、窗簾、冷氣及影音設備
沒有個人化設定	AI 個人化會議室檔案及使用偏好
報表功能有限	使用率分析、空間效益報告、預約趨勢、ESG 及能源管理洞察
沒有訪客管理	QR code 訪客登記、訪客證列印及自動簽到
沒有 IoT 整合	企業級 IoT 監測及裝置管理

讓職場持續改善的數據分析

每一次預約都會化成可以落實行動的數據。自訂儀表板可按會議室、樓層或大廈顯示使用率、預約趨勢、簽到比率及提早釋放比率。使用率及空間優化報告可找出應該重新規劃用途的會議室；ESG 碳排放報告則把會議室使用情況與企業的可持續發展目標連繫起來。

想親身體驗整套系統的運作？聯絡我們的團隊，安排到觀塘 ESI 體驗中心參觀示範。

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訪客管理系統常見問題

甚麼是訪客管理系統？

訪客管理系統是一套軟件，把來賓獲邀、登記到進入工作間後的追蹤全部數碼化。它以 QR code 入場、自動簽到、訪客證列印與主人家通知，取代紙本登記簿。ESI-TIK 更把這一切放進更完整的工作間平台，令每次到訪都有紀錄、可匯報。

訪客需要下載應用程式才能簽到嗎？

不需要。來賓在預先登記時，會經電郵或 WhatsApp 收到 QR code，到場一掃即可。整個簽到只需數秒，毋須安裝程式，也毋須開立帳戶，令首次或偶爾到訪的來賓都感到順暢。

訪客管理系統如何提升辦公室保安？

由於每位來賓都經登記、發證並附時間戳記，保安團隊時刻握有誰在場的準確紀錄。主人家在訪客一到時即獲提示，而數碼報告亦讓覆核或審核任何一次進出變得容易，正好補上手寫登記留下的盲點。

系統能否應付繁忙的接待時段或大量來賓？

可以。預先登記與自助 QR 簽到，讓多位來賓同一時間到場而不必在前台排隊。前台職員亦從人手登記中釋放出來，即使大型活動或早上到訪高峰，人流依然暢順。

ESI-TIK 訪客管理能否跨越多個辦公室運作？

可以。ESI-TIK 能從單一平台管理跨辦公室、跨樓層與跨大樓的訪客，並以中央監控實時顯示每個據點的到訪狀況。管理員可全公司套用一致政策，同時各據點保留自己的前台流程。

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