香港銀行、金融及保險業智慧會議室指南

對銀行、金融及保險業而言，會議室的重要性往往高於其他行業。從客戶業務檢討、信貸委員會會議，到理賠討論及董事會會議，保密、準時與流暢的會議體驗都至關重要。然而，香港不少企業仍依賴共用行事曆、紙本訪客登記冊，以及需要技術人員協助操作的控制面板。 智慧會議室透過單一系統，串連會議室預約、訪客出入管理、影音控制及能源數據，改善上述問題。本指南將說明智慧會議室對香港銀行、金融及保險業（BFSI）的價值，以及如何規劃部署。

為何金融業更需要智慧會議室？

對零售企業而言，會議室可能只是討論事情的地方；對銀行、資產管理公司或保險公司而言，這裡往往是進行受監管業務活動的場所。客戶經理在此接待高資產客戶，核保人員與經紀討論風險，合規團隊則與員工進行面談。這些會議均涉及敏感資料，而且經常有外部人士參與。

因此，一些在其他行業看似微小的問題，在金融業卻可能帶來更大的影響：

• 會議室重複預約，意味著客戶需要在接待處等候，對品牌形象造成負面影響。
• 無人陪同的訪客進入錯誤區域，會構成保安及私隱問題。
• 視像通話花上十分鐘才能開始，會浪費多個辦公室高級人員的時間。
• 會議室的照明及冷氣整夜未關，會增加能源成本，並造成 ESG 報告的資料缺口。

香港的辦公環境亦帶來額外壓力。中環、金鐘及鰂魚涌的辦公室租金位居全球前列，每間使用率偏低的會議室都代表實際成本。此外，金融機構的團隊往往分布於香港、中國內地及東南亞，大部分會議因此需要同時兼顧現場與遠端參與者。

香港銀行、金融及保險業的辦公場所面對甚麼挑戰？

保密與資料保障

金融服務業處理大量敏感資料。企業選用辦公場所管理系統時，須考慮《個人資料（私隱）條例》，以及香港金融管理局、證券及期貨事務監察委員會和保險業監管局的相關指引。系統應支援按職責分配存取權限、安全登入，並清楚說明如何處理資料。

ESI-TIK 在設計之初已將這些要求納入考慮。ESI 的智能辦公場所平台 ESI-TIK 已取得 ISO/IEC 27001:2022 認證，讓資訊科技及風險管理團隊可參照國際標準評估平台。

合規與審計記錄

監管機構及內部審計團隊愈來愈重視到訪記錄：誰曾到場、何時到訪、來訪目的為何。紙本訪客登記冊和試算表難以快速查找這些資料。數碼化的 訪客管理系統 則可記錄每位訪客的預先登記資料、到達時間、接待人員及離開時間，方便日後搜尋。

混合辦公與客戶體驗

私人銀行和保險公司的客戶期望到訪過程順暢周到：抵達時會議室已準備就緒，螢幕能即時連接，接待人員亦會在訪客到達時收到通知。內部團隊使用 Microsoft Teams 或 Zoom 進行跨境會議時，同樣需要這種順暢的體驗。

甚麼是智能會議室？

一般會議室的預訂、進出管理、室內設備和樓宇數據，往往由不同系統處理。智能會議室把這四方面連接起來，讓會議室可按預訂資料預先設定設備、留下使用記錄，並分析空間的實際使用情況。

項目	傳統會議室	智能會議室
預訂	透過共享日曆或電郵請行政同事安排	以人工智能協助預訂，顯示即時空置情況並按規則審批
訪客接待	在接待處填寫紙本登記冊	透過 QR 碼預先登記、列印訪客證，並通知接待人員
開始會議	操作多個遙控器，遇到問題便請資訊科技團隊協助	一鍵啟動，設備按預設自動就緒
會議室設定	所有人使用相同的預設設定	按會議召集人的個人設定自動調整
預訂後未到場	會議室空置，其他人卻無法使用	超過指定時間後自動釋出會議室
設備故障	待會議受影響後才有人報告	即時監察設備狀態，並可遠程排解問題
能源與 ESG	靠人手估算	按會議室量度能源使用情況，並產生 ESG 報告

關鍵在於系統之間能否互通。預訂系統若不知道會議室有哪些設備，便無法預先設定；影音控制系統若不知道誰預訂了房間，也無法載入合適的設定。兩者連接起來，才能讓會議準時、順利開始。

ESI-TIK 正是按這個原則設計。預訂平台會把會議召集人的資料傳送至影音控制系統，讓會議室在與會者抵達前，按需要做好準備。

按銀行、金融及保險業的用途選擇智能會議室功能

金融機構內的團隊使用會議室的方式各有不同。先按實際用途整理需求，有助決定哪些功能應優先推行。

使用場景	主要需求	實用功能
私人銀行客戶會議	注重私隱，讓客戶從抵達起便有周到的體驗	訪客預先登記、場內導引、通知接待人員
高層及董事會會議	妥善管理高層使用的會議室	助理代為預訂、按規則審批預訂
索償及核保個案檢討	經常舉行短會	手機預訂、預訂後未到場時自動釋出會議室
跨境團隊會議	快速、可靠地接通視像會議	整合 Teams、Outlook 和 Zoom，一鍵啟動會議
分行及區域辦事處	各地點採用一致的管理標準	多地點管理、中央管理儀表板
設施管理及 ESG 團隊	掌握準確的使用率和能源數據	佔用感應器、能源監察、ESG 報告

配合金融團隊工作方式的會議室預訂

高層銀行人員通常不會親自預訂會議室，這項工作多由行政助理處理，而且往往時間緊迫。系統若支援代為預訂，助理便可替高層安排行程；配合預訂審批規則，也可避免董事會會議室和客戶專用會議室被隨意佔用。

ESI-TIK 的人工智能預訂助理可透過 WhatsApp 接收任何語言的語音或文字要求，一次過預訂會議室並建立 Teams 會議。平台亦可與 Outlook、Teams、Zoom 及 Webex 同步，讓員工繼續使用熟悉的工具。想了解運作方式，可參閱我們的 人工智能會議室預訂系統指南 。

讓高層毋須花時間調整會議室設定

大部分影音控制系統都會為所有人套用相同的預設設定。習慣在會議室內簡報的合夥人，與經常主持混合式會議的經理，進房後都要花幾分鐘重新調整設備。

The ESI-TIK AI Powered Human Profile 個人化設定功能 會根據會議召集人上次使用同一會議室時的設定，自動調整燈光、顯示設備、窗簾和空調。這有賴預訂系統與影音控制系統互通，因此市場上具備同類功能的方案並不常見。

如何分階段部署智慧會議室？

分階段部署有助降低風險，並在擴展至不同樓層或分行前，先向相關持份者證明成效。

1. 盤點現有會議室。 記錄會議室大小、現有影音設備、預約方式，以及員工和客戶經常反映的問題。
2. 及早讓資訊保安及合規團隊參與。 在採購之前，而非之後，分享資料流程、認證及存取權限控制安排。
3. 優先處理影響較大的空間。 從客戶會議套間及董事會會議室開始，這些地方的體驗差距最為明顯。
4. 與現有協作工具整合。 確認系統支援 Microsoft Teams、Outlook、Zoom，Google Meet 或企業統一採用的其他平台。
5. 將訪客管理連接至預約系統。 會議一經確認，訪客便應自動收到 QR code。
6. 加入監控及能源數據。 中央設備監控及空間使用感應器，可讓會議室成為設施管理及 ESG 分析的資訊來源。
7. 在 90 天後檢視使用情況。 利用預約趨勢及預約後未出席的數據，調整會議室大小、改變用途或增設會議室。

金融業尤其重視可靠性，董事會通話不容出現故障。 ESI-TIK 採用 N+1 高可用性設計，並配備具備自我修復能力的核心系統，即使單一元件故障，會議室控制仍可持續運作。其物聯網（IoT）中央管理平台亦讓支援團隊能夠監察各樓層及樓宇的設備狀態，並遙距處理問題。

For a closer look at how these capabilities apply to insurers specifically, see how ESI-TIK addresses common headaches in insurance operations

常見問題

現有會議室設備可以繼續使用嗎？

在許多情況下可以。大多數企業級平台可配合常見的控制及會議設備使用，但較舊的裝置可能需要加裝閘道器或更換。在編製預算前，先進行現場勘察，是確認哪些設備可重用的最佳方式。

部署通常需要多長時間？

涵蓋數間會議室的試點項目，通常可在數星期內完成，實際時間取決於佈線工程、硬件交付期及保安審查。涉及多個樓層或分行的全面部署，通常會分數個月逐步進行，以減少對日常運作的影響。

可以在部署前親身體驗嗎？

可以。 ESI 在觀塘設有體驗中心，讓團隊在實際運作環境中，試用一鍵會議室自動化、IoT 中央管理、能源自動化，以及通過 Microsoft Teams 和 Zoom 認證的會議室設備。

智慧會議室如何支援 ESG 目標？

智慧會議室可提供人工追蹤難以取得的量化數據。空間使用感應器及能源監測系統可顯示每間會議室的耗電量，以及空間是否獲得有效使用，為碳排放報告及辦公空間規劃決策提供依據。

應由哪個部門負責推動？

通常由設施管理或辦公空間管理團隊主導，並由資訊科技、資訊保安及合規團隊共同參與。讓這四個團隊從一開始便加入，有助避免供應商評估期間出現延誤，亦能讓導入過程更順暢。